こんにちは！総務経理人事チームの大和田です。
今回は密着取材第2弾。
これまでも弊社のWebマーケティングチームのアシスタントのお仕事については何度か取り上げていますが、今回はその中でも「管理アシスタント」のお仕事について、より詳しくご紹介できればと思います。
私も主に総務経理関連で一緒にお仕事をする機会の多い管理アシスタントですが、どうやら業務内容は1ヶ月の間である程度流れが決まっている様子・・・。
ということで、管理アシスタントの下山田さんに密着して、1ヶ月間の業務の流れについて教えていただきました！
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【密着取材 Vol.2】後藤ブランド社員の1ヶ月
〜Webマーケティングチーム 管理アシスタント 下山田編〜
〜Webマーケティングチーム 管理アシスタント 下山田編〜
2023.12.15
✅プロフィール
2022年5月入社。趣味は旅行、映画鑑賞。
おすすめの映画は「最強のふたり」です！
月初
主に請求関連業務を行っています。
クライアントへの請求用に各広告アカウントの前月の運用額の集計、媒体の管理画面のキャプチャ撮影、各媒体からの請求確認、それからお客様からお預かりしている広告費の残高確認などです。
同時に、クライアントに提出するレポートを出力して適切なかたちに整えたりしています。
数字と睨めっこが多くなる期間ですね。
だいたい月初7営業日前後での作業になります。業務的にも月初が特に忙しいかなと思います。
月中
月初の作業がひと段落したら、今度は当月の各案件の進捗集計等を行います。
月末月初に比べるとやや落ち着く時期なので、イレギュラーで進めている事案や、マニュアルの更新とかもこの期間に進めることが多いです。
備品の発注もこの時期にすることが多いです。
後はもう翌月の請求に向けての準備ですね。
新規のクライアントの情報確認や、既存のクライアントで新たに追加した媒体等がきちんと集計に反映されるようにツールの設定をしたり、管理用のシートに各案件の状況について記載を追加したり、細々した作業が多いです。
月末
月末は翌月初の請求準備のラストスパートです。
請求関係の各シートの更新や、コンサルタントへ追加媒体、請求の有無や請求時の注意事項の確認等をひとつずつ取っています。
確認が多くなりますが、月初の作業がスムーズになるので準備がやはり大事だなと思います。
1ヶ月通して行っている業務
ルーティーンとして行っていることとしてはまずは広告アカウントの残高管理です。
残高がなくなってしまうと運用がストップしてしまうものがあるので、お客様のご迷惑にならないよう毎日残高を確認してアラートをかけています。
あとは、電話対応や社内のスケジュール管理、来客対応や郵送物の対応といった庶務業務も一部担っています。今の時期だと忘年会の準備にも参加してますね！
その他は基本的にはコンサルタントからの依頼に対応していくかたちになります。見積書や申込書の作成、アカウントの開設や閉鎖等の管理などが随時発生していて、この依頼対応の比重が大きいですね。
コンサルタントじゃなくても対応できるようなことは、お客様と直接やりとりをさせていただいたり、媒体に問い合わせ等も行います。
業務にあたって気を付けていることはありますか？
忙しくなると焦ってしまうことが多いので、そういう時こそ落ち着いて要確認と言い聞かせています。
業務で困ったことや不明な点も出てくるかと思いますが、その際はどうしていますか？
アシスタントチームで週1回ミーティングをおこなっているので、その時に進捗の報告や業務の相談をしています。それ以外でも不明点等は随時チャットで上長に確認できるので、ひとりで解決しなくてはいけないということはないです。
それぞれの業務についても基本的にはチーム内でWチェックをマストにしているので、緊張感のある仕事も多いですが確認してもらえるという安心感もあります。
ありがとうございました！
私も管理アシスタントの皆さんには助けていただく場面が多いのですが、縁の下の力持ちとして会社にとってなくてはならない存在です。
今度は月初の立て込む時期のお話しも是非聞いてみたいと思いますので、お楽しみに！
アシスタントチームの中での業務分担については以下の記事もご覧ください！
【社員対談Vol.15】新体制！アシスタント業務の変化について
―後藤ブランドでは一緒に働く仲間を募集しています！―
最近はよりラフに弊社のことを知っていただく機会も設けておりますので、気になる方は是非こちらもご覧ください。
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